طرح سلامت، ایمنی و محیط زیست (HSE PLAN)

HSE plan موضوع موعود ما است که در اپیزود هشتم از فصل چهارم سیف کست به آن می‌پردازیم. در این پادکست با هم می‌شنویم که سند HSE plan چیست، خاستگاه آن کجاست و چه کاربردهایی دارد. ضمن اینکه اسناد مرتبط به آن را نیز معرفی می‌کنیم تا تصویری شفاف و دقیق از چیزی که به آن HSE plan می‌گوییم داشته‌باشید.

انجمن IOGP – خاستگاه HSE plan

خاستگاه سند HSE plan، انجمن تولیدکنندگان نفت و گاز بود که به آن را با نام IOGP – International Association of gas & Oil Producers می‌شناسند.
با توجه به تعداد بالا و انواع و اقسام فعالیت‌های پیمانکاری در صنعت نفت و گاز، اگر یک کارفرما قصد مدیریت همزمان تمام آنها را داشته‌باشد به مشکل جدی برخواهد خورد. از این رو، انجمن IOGP گزارشی تحت عنوان راهنمایی برای همکاری در محیط پیمان منتشر کرد.

گزارش ۴۲۳

این گزارش را با نام گزارش شماره ۴۲۳ می‌شناسند. در این سند آمده است که برای مدیریت هر چه بهتر پیمانکاران باید از لحظه ورود آنها به پروژه تا زمان خروجشان، اعمال قانون انجام دهید.
یعنی از زمان تحویل گرفتن اسناد مناقصه تا زمان تحویل دادن کار – چه به صورت کامل و چه به صورت ناتمام – باید کاملا روی اعمال HSE آنها نظارت کنید.
اولین اپیزود از فصل اول سیف کست با عنوان  به همین موضوع اختصاص داده شده است. شما می‌توانید برای آگاهی بیشتر از این مطلب [از اینجا] به این پادکست  دسترسی داشته‌ باشید.

طرح سلامت، ایمنی و محیط زیست

در گزارش ۴۲۳ تعریفی تحت عنوان طرح HSE یا HSE plan وجود دارد:
سندی نهایی شده و مشتمل بر هرگونه سرفصل ارتباطی که تمام سیستم مدیریت HSE را برای یک قرارداد مشخص و تعیین می‌کند.
در واقع اینجا اولین جایی بود که به صورت شفاف به HSE plan به عنوان یک سند مهم برای پروژه‌ها یا قرارداد ها اشاره شد. در همین سند نیز بارها بر HSE plan تاکید شد و در پیوست ۳ آن، مربوط به راهنمای تدوین و پیاده سازی آورده شده بود.

نسخه جدید HSE plan

سند ۴۲۳ سال ۲۰۱۷ بازنگری شد و نتیجه این بازنگری، تبدیل یک سند به سه سند بود:

1. نام سند اول، همان گزارش ۴۲۳ است:
   راهنمایی برای همکاری در محیط پیمان
2. پیوست ۱ از گزارش ۴۲۳:
   نمره دهی و ارزیابی قابلیت های HSE پیمانکار
3. پیوست ۲ از گزارش ۴۲۳:
   راهنمایی برای آماده سازی HSE plan و Bridging Document (سند ارتباطی)

سند ارتباطی – Bridging Document

کارفرمایی که با پیمانکاری در ارتباط است که یک سیستم کامل مدیریت HSE قدرتمند دارد، دیگر نیازی به گرفتن این سند از او ندارد. بلکه در این موقعیت به ستدی احتیاج دارد که بتواند به زبان مشترک بین خود او و پیمانکارش اشاره کند.
همانطور که از اسم Bridging Document پیدا است، سندی است که بین بندهای سیستم شما و بندهای سیستم پیمانکار پل می‌زند و از دوباره‌کاری‌ها جلوگیری می‌کند.

تعریف HSE plan طبق پیوست ۲

یک طرح HSE یا HSE plan نشان می‌دهد که چه مواردی باید در طول چرخه عمر یک قرارداد وجود داشته‌باشد و چه گام‌هایی توسط چه کسانی و در چه بازه زمانی باید برداشته شود تا الزامات مشتری و پیمانکار بتواند برآورده شود.
استاندارد تاکید می‌کند که این سند حتما باید باشد؛ یا بخشی از خود قرارداد باشد و یا تعهدات آن به صورت جداگانه گفته شده و به امضای پیمانکار برسد.
در واقع این سند نشان می‌دهد که پیمانکار قرار است چگونه؛

• سیستم ایمنی و بهداشت را پیاده سازی کند،
• ریسک‌ها را در پروژه مدیریت کند،
• نقش‌ها و مسئولیت‌های مرتبط را تدوین، تفویض و اجرایی کند.

بهترین زمان برای خواستن HSE plan از پیمانکار

هر چه زودتر، بهتر! به هر حال بهترین زمان برای گرفتن این سند هنگامی است که پیمانکار برنده مناقصه شده و به نوعی همکاری وی با ما قطعی است.
این نکته را نیز فراموش نکنید که هر چند سند HSE plan در اصل برای انجمن تولیدکنندگان نفت و گاز است، اما ما در ایران در همه صنایع راجع به آن حرف می‌زنیم. پس ملزم به اجرای آن نیستیم، مگر به الزام کارفرما.

قراردادهای IOGP

قراردادهای انجمن IOGP اصولا در سه حالت تعریف می‌شود.

1. در حالت اول، کارفرما همه‌کاره است. طرح‌ریزی و پیاده‌سازی کارها با کارفرما است و او است که فعالیت پیمانکار را تعیین می‌کند.
2. در حالت دوم، پیمانکار کارها را انجام داده و کارفرما نظارت و تصدیق می کند. در این حالت پیمانکار باید پی‌در‌پی به‌کارفرما گزارش دهد ولی در کل کارفرما سیستم خاصی را برای پیمانکار الزام نمی‌کند.
3. توی حالت سوم همه‌کاره پیمانکار است و کارفرما هیچ نظارتی بر او ندارد. مگر در قراردادهایی که در مفاد آن کنترل بر کار پیمانکار در موضوعات خاصی آورده شده‌باشد.
    

عناصر HSE plan

از نظر این سند بهتر است چارچوب طرح HSE یا HSE plan را خود کارفرما بنویسد (حالت اول). در این صورت تمام پیمانکارها یکپارچه می‌شوند. در پیوستی از سند ۴۲۳، تمام مواردی که بر اساس IOGP 510 باید در HSE plan وجود داشته‌باشد به طور کامل ذکر شده‌است.

فرمت معمولی HSE plan

این سند معمولا ۷ بخش کلی دارد:

• خلاصه عملیاتی،
• معرفی و اهداف سند HSE plan پیمان،
• دامنه کار و برنامه زمان‌بندی کار،
• سیستم مدیریت HSE،
• ارزیابی و مدیریت ریسک،
• طرح شرایط اضطراری، و
• پایش عملکرد، گزارش‌دهی و بهبود مستمر

دو سند HSE plan و نظامنامه یا Manual هم متفاوتند و هم مشابه. در واقع بخش چهارم از HSE plan به نوعی یک نظامنامه است.

نظامنامه

نظامنامه سندی است که در آن نحوه برآورده‌سازی الزامات گفته می‌شود.
اصولاً نظامنامه را برای سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌نویسند و نه برای پروژه. به عبارت دیگر HSE plan همان نظامنامه پروژه است که در آن به صورت دقیق و فنی به نحوه کنترل ریسک‌های پروژه نیز پرداخته شده‌است.

بند چهار HSE plan

• سند HSE plan می‌تواند داینامیک یا پویا باشد.یعنی در طول پروژه تغییر کرده یا تکمیل شود. در نتیجه بعد از نوشتن HSE plan قرار نیست پرونده آن بسته شود.
• هر پروژه‌ای HSE plan مخصوص خود را دارد.
• کسی که باید به سند HSE plan بها دهد، کارفرما است.پس باید ساز و کار تدوین و به‌روز آوری حتما برای آن در نظر گرفته‌شود.
• حجم و تعداد بالای صفحات سند به معنی با کیفیت‌تر بودن HSE plan نیست.مهم مطلب و محتوای سند HSE plan است که باید برای هر دو طرف کاربردی باشد.
• اسناد HSE plan، سازمان با سازمان و پروژه با پروژه با یکدیگر متفاوت هستند. ممکن است یک کارفرما از برخی پیمانکاراش نوع خاصی از HSE plan بخواهد، در حالی که از گروهی دیگر نوع دیگری را خواسته‌است. این موضوع بستگی به دسته‌بندی‌ها دارد.

بخش های کاربردی HSE plan

• دامنه فعالیت‌های HSE در پروژه و اینکه چه کارهایی و تا چه حدی تحت پوشش و کنترل HSE است.
• چارت سازمانی HSE پروژه و اینکه افراد چه نقش‌ها، مسئولیت‌ها و اختیاراتی دارند و ارتباطات آنها به چه شکل است.
• ریسک‌های بارز پروژه و اقداماتی که باید برای کنترلشان انجام داد.
• فرایند جذب، استخدام و ارتقا نیروی انسانی و البته برنامه آموزشی و تقویم آموزشی HSE پروژه
• تاریخ جلسات، برنامه‌های مهم، رویداد ها، بازدیدها، ارزیابی‌ها و ممیزی‌هایی که در پروژه قرار است اتفاق بیافتد.
• شاخصه‌های مختلفی که در بحث HSE در پروژه اندازه‌گیری یا محاسبه می‌شوند.
• ساز و کار گزارش‌دهی در پروژه
• ساز و کار ارتباطات در شرایط عادی، غیر عادی و اضطراری
• اهداف HSE پروژه و ساز و کاری که برای پایش آنها باید در نظر گرفت.
• ساز و کار گزارش‌دهی حوادث و مکانیزم درس‌آموزی از حوادث در پروژه و همینطور شبه حوادث
• فهرست ذینفعان پروژه و چگونگی برطرف کردن نیازها و انتظارات آنها
• مکانیزمی که از طریق آن صلاحیت افراد مختلف، از منظر HSE ارزیابی می‌شود.
• مسئولیت‌های اجتماعی که در پروژه انجام می‌گیرد.
• نگهداری و تعمیرات تجهیزات اساسی و موضوع یکپارچگی سرمایه
• برنامه طب کار و اندازه‌گیری عوامل زیان آور محیط کار
• تاریخ‌های مربوط به تست، کالیبراسیون، تعمیرات، اخذ تاییدیه و…
• مستر لیست یا فهرست مستنداتی که در پروژه از آن استفاده می‌شود.
• نحوه استفاده از مستندات و دسترسی به مستندات مختلف
• ساز و کار اجرای تولباکس‌ها و جعبه‌ابزارها
• ساز و کار تشویق و تنبیه
• مکانیزم پیاده‌کردن الزامات قانونی در پروژه
• مکانیزم مدیریت تغییر در پروژه
• مکانیزم جانمایی تجهیزات اعلام و اطفای حریق، جعبه‌های کمک‌های اولیه و سایر تجهیزات امدادی
• شرایط اضطراری محتمل در پروژه و نحوه پاسخگویی به آنها
• قوانین و مقررات خاص پروژه
• مدیریت پسماند پروژه
• مدیریت بیماری‌های شغلی
• نحوه نظارت بر پیمانکاران دست دو (افرادی که به واسطه پیمانکار با شما ارتباط دارند)

برای نوشتن ساز و کار این الزاما نیازی به نوشتن تمام و کمال یک روند نیست. می‌توان به سند مربوطه آن ارجاع داد و اینجا فقط اصل کار را نوشت.